السجلات الإنتاجية

أما سجلات الإنتاج فهي عبارة عن الطريقة في تنظيم سجلات، لإنتاج الموظفين يسجل فيها إنتاج كل موظف خلال فترة محددة من الزمن، كيوم أو شهر أو أسبوع أو ثلاثة أيام أو ما أشبه ذلك، ثم يجمع الإنتاج خلال تلك الفترة ويستخرج منه معدل الإنتاج للموظف، ويستخدم في هذه الدراسة عند إرادة استخدام طريقة سجلات الإنتاج (سجل الإنتاج اليومي للموظف) وتوزع نماذج سجلات الإنتاج على الموظفين لتعبئتها بأنفسهم ـ بعد توضيح كيفية تعبئتها لهم ـ وتسلم النماذج المعبئة للمشرفين، أما يومياً أو في نهاية ثلاثة أيام أو في نهاية أسبوع أو في نهاية شهر، على اختلاف الهدف المقصود بالنسبة إلى الزمان، ويقوم المشرف مثلاً بإعداد كشف أسبوعي يبين إنتاج كل موظف من مختلف أنواع الأعمال التي قام بها خلال المدة الزمنية المحددة بأسبوع أو يوم أو ثلاثة أيام مثلاً، ويرسل المشرف صوراً من الكشف إلى الإدارة العليا والجهات المسؤولة عن إجراء الدراسة، وهذه الطريقة في وضع مقياس للوقت وللعمل من أسهل الطرق لقياس عمل الموظف وهي بسيطة، وتسهل إدارتها والقيام بها، والموظفون يتجاوبون كثيراً عند إجراء الدراسة، وخصوصاً إذا كان الهدف واضحاً لهم منذ البداية، كما تقدم سابقاً بأنه يلزم إقناع الموظفين بجدوى أمثال هذه الأمور، وأنها لا تضرّهم لا في عددهم، ولا في تزييد أوقاتهم، ولا في تنقيص أجورهم، فإن الموظفين عندما يعملون بمعدلات الإنتاج اليومية، فإنهم يبذلون أقصى جهودهم لكي يبقى إنتاجهم مرتفعاً، وفي مستوى معين، بحيث يكون في نفس مستوى معدل الإنتاج المحدد لهم، حتى لا يفشلوا لا أمام زملائهم ولا أمام رؤسائهم، وعند إجراء الدراسة لقياس العمل يختار المدير أو الإدارة العليا عدداً من الموظفين المؤهلين والمدربين والذين يقومون بنفس الأعمال المتشابهة، ويطلب منهم أن يقوموا بأعمالهم بنفس السرعة العادية، التي يقومون بها بأعمالهم يومياً، ويسجل إنتاجهم خلال ساعة واحدة مثلاً، ويحضر المشرف عند إجراء الدراسة ليتأكد من أن الموظفين يقومون بالأعمال بالسرعة العادية، وتتكرر نفس التجربة على هؤلاء الموظفين خلال عدد من الأيام، ويسجل إنتاجهم في تلك الأيام، ثم يجمع الإنتاج خلال مدة الدراسة، ويحصل بعد ذلك على معدل الإنتاج اليومي أو الأسبوعي أو ما أشبه للموظف الواحد.

واللازم أن يأخذ المشرف على هذه العملية بعين الاعتبار، التجاوزات المسموح بها للتعب وللتأخير وللعناية بالحاجات الشخصية، وغالباً يقدرون عددها من العشرة إلى خمسة عشر وأحياناً إلى عشرين من وقت العمل، فإذا أُضيفت هذه النسبة إلى معدل الوقت المطلوب للقيام بالعمل، يستخرج المدير المعني بهذا الشأن معدل الإنتاج بعد إجراء التعديلات على الأرقام التي حصل عليها، وبذلك يحدد المدير مقاييس العمل في المنشأة، كما أنه يلزم أن تساير التغييرات التي تطرأ على المنظمة، لأن المنظمة قد تطرأ عليها التغييرات بالزيادة أو النقيصة أو ما أشبه ذلك، ولذا فإنه يجب إجراء الدراسات من حين لآخر على تلك المقاييس لأجل تعديلها.

هذا بعض الكلام في طريق وضع مقاييس العمل، حسب سجلات الإنتاج ووحداته.