الصياغة العلمية والفنية للتقارير

ومثل: أن يكون التقرير سهل القراءة، فإن التركيز على الخرائط والرسومات البيانية يجعل التقرير سهلاً في القراءة، كما أنه يمكن تحقيق ذلك بترتيب أقسام التقرير بمختلف محتوياته من أشكال وخرائط وأرقام وعروض إنشائية وملحقات ترتيباً منطقياً معقولاً، وكذلك باستخدام لغة سليمة بسيطة، كما أنه من المستحسن وضع ملخّص في أول التقرير يحوي أهم النقاط التي عرضت في التقرير حيث إن ذلك يساعد الجهة المعنية على الإلمام بموضوع التقرير حتى إذا أراد التوسع أمكن قراءته بنفسه، وذلك كما يوضع الفهرست للكتاب، كذلك يوضع ملخص في نهاية التقرير إذا كان التقرير في مجلدات وما أشبه، فقد لا يتمكن الإنسان من أخذ المجلد الأول، ولكن هذا بالنسبة إلى الأخبار الإذاعية ونحوها أنسب، حيث لا يتمكن من لم يحضر أوّلاً أن يستمع إلى أوّلها، بخلاف التقارير المكتوبة.

ومثل: التركيز على المستقبل، فإنه يلزم أن يكون في التقرير بيان ما يجب أن يتم في المستقبل، حيث إن التقارير غالباً إنما تفيد لبيان الماضي، فإذا كانت هناك إرادة زيادة أو نقيصة أو كان هناك انحراف، يجب أن يبين حتى لا تكون الجهة التي تريد الاطلاع غير متمكنة من الاطلاع الكافي الذي تريده من التقرير.

ثم قد يراد بالتقرير مجرد الإعلام، وقد يراد به، بالإضافة إلى ذلك إقناع المدير أو إقناع الجهة العليا من محلّل أو مفتّش أو من أشبه، بوجهة نظر خاصة.

والقسم الثاني من التقرير يجب أن يكون مقنعاً، إذ التقرير الذي هو حصيلة الدراسة والتفتيش والرقابة، لا يمكن أن يؤدي الغرض الموضوع لأجله، ما لم يستطع أن يقنع الرئيس الإداري أو الجهة التي طلبت إجراء الدراسة والرقابة بأهمية ما جاء في التقرير، ويساعد في عملية الإقناع شرح التوصيات الموجودة في التقرير شرحاً وافياً، وذلك بتضمين التقرير الخرائط والجداول والرسومات والأعداد التي توضّح وتدعم التوصيات الموجودة في التقرير، كما سبق الإلماع إلى مثل ذلك.